Kommunikation und Home-Office:
Aus der Krise lernen / Webinar-Aufzeichnung

Viele Unternehmen reagieren auf die Pandemie und schicken Mitarbeiter*innen zurecht ins Home-Office (Liebe Leser*innen, macht mit und bleibt zuhause!). Viele Teams aus Kommunikation und Marketing stehen vor neuen Aufgaben und Fragen: Wie können wir gemeinsam an Inhalten und Redaktionsplänen arbeiten? Wo tauschen wir uns regelmäßig oder ad-hoc aus? Können wir einen virtuellen Newsroom aufbauen, um die Situation zu meistern?

Diese Herausforderungen verschärfen möglicherweise übliche Schmerzpunkte. So wird in vielen Unternehmen noch diskutiert, wie sich die redaktionelle Zusammenarbeit kanal-, abteilungs- oder gar standortübergreifend organisieren lässt. Kollaboration ist ein großes Thema – und wie sich mögliche Silos innerhalb eines Unternehmens aufbrechen lassen. Die Suche nach den richtigen Prozessen führt zwangsläufig zur Newsroom-oder-nicht-Frage. Andere Teams aus der Unternehmenskommunikation oder dem Content Marketing betreuen viele Kanäle und viele Themen – und erstellen somit viel Content. Da den Überblick zu wahren und sich schon bei der Planung auf relevante Themen und Inhalte zu fokussieren, die die gewünschte Resonanz erzeugen, die Kompetenz oder gar die Haltung des Unternehmens  beweisen, ist für viele Abteilungen noch ein Buch mit sieben Siegeln. Auch die Frage nach dem Einsatz künstlicher Intelligenz im Content Marketing – beispielsweise mit Chatbots  – treibt viele unserer Kund*innen um. Letztlich beschäftigt die Suche nach dem richtigen Tool zur Redaktionsplanung oder nach dem bestmöglichen Content-Management-System auch viele unserer Kunden. Ganz unabhängig von der Corona-Krise.

Wie lässt sich die Corona-Krise in der Kommunikation meistern?

Um den Spaß zu bremsen: Eine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wie sich die Corona-Krise in der Kommunikation meistern lässt, kann ich Ihnen nicht geben. Dafür sind Unternehmen und Kommunikationsabteilungen zu unterschiedlich. Aber ich kann Ihnen ein paar Impulse geben. Denn Sie müssen die Coronavirus-Pandemie als Chance erkennen: Wer aus dieser Krise die richtigen Schlüsse zieht, sich organisatorisch adäquat aufstellt, kann in der nächsten Krise seine Kommunikation aus dem Home-Office deutlich leichter, schneller und effizienter steuern.

Kommunikationstools wie Microsoft Teams und Zoom Cloud Meetings erleben aktuell einen ungeahnten Boom und erobern die Download-Charts im Google Play Store und im Apple App Store. Für Absprache, Chats und Videokonferenzen aus dem Home-Office sind die Tools auch klasse, für die Redaktionsplanung ist Teams allerdings nur bedingt geeignet.

Glücklich ist, wer bereits eine Cloud-Infrastruktur nutzt, die ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ermöglicht – beispielsweise Microsoft Office 365. So können Artikel gemeinsam auf Sharepoint bearbeitet und Redaktionspläne in Excel gepflegt werden. Auch ein virtuelles Kanban-Board beispielsweise beim Anbieter Trello kann für Redaktionspläne genutzt werden. Nur die Content-Erstellung fällt auf der Plattform eher schwer.

Themenmanagement ohne Silos

Ein klassischer Schmerzpunkt: Viele Kanäle, viele Themen – doch welche Contents soll ich produzieren? Ein Lösungsansatz ist eine nachhaltige Content-Strategie   mit einem Themenmanagement als Herzstück. Wer mit relevanten Themen und Inhalten die gewünschte Resonanz erzeugen möchte, sollte in der Redaktionsplanung zwei Dinge grundlegend ändern:

• Nicht der Kanal oder die Maßnahme steht am Anfang, sondern die Frage, welche Themen und Storys für die Zielgruppe Mehrwert erzeugen
• Kanalspezifische Prozesse werden von einer gemeinsamen Themenplanung und -koordination abgelöst

Wer das Themenmanagement mit Leben füllt, schafft sich dadurch eine Möglichkeit, Inhalte silofrei zu planen und zu erstellen – auch ohne Newsroom. Dies lässt sich auch problemlos mit verschiedenen Redaktionsrunden bewerkstelligen, in Krisen am besten mit einem virtuellen Konferenzraum wie Microsoft Teams und Cisco WebEx. Die Termine sollten aber mit unterschiedlicher Zusammensetzung und Frequenz stattfinden und von langfristiger, strategischer Themenplanung (quartalsweise) über wöchentliche Redaktionskonferenzen bis hin zum täglichen Austausch in der Online-Redaktion alle notwendigen Belange abdecken.

Ein silofreier Planungs- und Erstellungsprozess in Ihrer Content-Organisation kann zum Beispiel aus den folgenden fünf Schritten bestehen:

• Ideation: Fachabteilungen reichen Kommunikationsanliegen und Ideen der Kommunikationseinheit ein – am besten in einem digitalen Ideenpool, der in verschiedenen Redaktionsrunden genutzt werden kann
• (Vor)Selektion: Im Themenmanagement werden Anliegen auf Plausibilität und Konformität mit der Content-Strategie geprüft und gegebenenfalls mit anderen Inhalten aus dem Unternehmen kombiniert. So entsteht eine Liste mit Beitragsvorschlägen für die kommenden Publikationszyklen, die dem Redaktionskreis zur Verfügung gestellt wird
• Gemeinsame Planung: In der Redaktionskonferenz diskutiert der Redaktionskreis diese Vorschläge und entscheidet gemeinsam, welche Ideen und Anliegen umgesetzt werden. Es steht fest, welche Inhaltstypen zu welchen Zeitpunkten erscheinen sollen. So entsteht ein crossmedialer Redaktionsplan, Content-Plan oder Kanalplan
• Produktion: Für die koordinierte Content-Erstellung aller Parteien sind die einzelnen Kanalverantwortlichen des Redaktionskreises gemeinsam verantwortlich
• Distribution: Die erstellten Beiträge werden auf den zielführenden Kanälen für die jeweilige Zielgruppe angepasst publiziert und verteilt

Mit einem Themenmanagement-Tool schneller ans Ziel

So weit, so gut. Klingt alles plausibel, scheitert in der Realität aber häufig an der entsprechenden Toolunterstützung. Denn Redaktionspläne in Excel bilden häufig keine Crosschannel-Veröffentlichungen ab. Für crossmediales Themenmanagement bieten sich entsprechende Tools an. Ein umfangreiches und dennoch einfach zu bedienendes Themenmanagement-Tool aus Deutschland ist dirico.io. Die Plattform dirico.io zählt zu den führenden Softwarelösungen für Content Marketing und Social Media im deutschsprachigen Raum. Sie ermöglicht Unternehmen eine abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit.

Denn im Vergleich zu Excel-Plänen bleiben sie nicht bei der ersten Stufe der Kommunikation – dem Themen-Management – stehen, sondern Sie decken damit den kompletten Lebenszyklus Ihrer Kommunikationsanliegen ab. Nach der erfolgreichen Planung lassen sich mit dirico.io direkt Inhalte für mehrere Kanäle erstellen, im Tool direkt abstimmen, veröffentlichen und anschließend sogar analysieren. Mit einem zentralen Redaktionskalender und einem Themenplan haben Sie Ihre Kommunikationsplanung jederzeit im Blick und können schnell auf Änderungen reagieren. Die kanal- oder standortübergreifende Zusammenarbeit in der Produktion und Distribution lassen sich mit einem Themen-Management-Tool leicht bewerkstelligen. Ein integriertes Aufgaben-Management sowie Kommentarfunktionen sorgen für Transparenz in den Abteilungen. So lassen sich viele Schmerzpunkte in der Kommunikation mit dirico.io lösen – am besten in Kombination mit einer vorgelagerten Content-Strategie und einem schnellen Kommunikationskanal wie Microsoft Teams oder Slack.

Webinar zeigt Vorteile von dirico.io

Hier geht es zur Webinar-Aufzeichnung „Strategische Content-Planung mit dirico.io“. Sie erfahren aus erster Hand von Sascha Böhr, Gründer und CEO von dirico.io, wie sich Inhalte auf Basis einer Content-Strategie planen und erstellen sowie über alle relevanten Kanäle hinweg steuern, ausspielen und messen lassen.

Bei Fragen zu Content-Strategie, Themen-Management oder zu dirico.io selbst stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.