Der Chef spricht, die Mitarbeiter hören zu. Schöne alte Welt. Die Zeit der Einbahnstraßenkommunikation ist vorbei – schon lange! Schon lange? Naja, zumindest im Alltag dank sozialer Netzwerke. Im Berufsleben dagegen halten geänderte Kommunikationsmuster erst nach und nach Einzug. Denn: Während viele Mitarbeiter in ihrer Freizeit twittern und ihre Fotos auf Instagram teilen, haben sie es im Job mit veralteten Browser-Versionen und statischen Intranets zutun. Dass das auf Dauer nicht zusammen geht, verstehen zum Glück immer mehr Unternehmen und setzen auf Social Software. Aus gutem Grund: Das einfache Teilen und Bearbeiten von Dokumenten, eine Echtzeit-Expertensuche und das Zugreifen auf gesammeltes Wissen jederzeit von überall, sind nur einige der vielen Vorteile. Trotzdem geht bei der Einführung von Social Software in manch einem Unternehmen vieles schief. Wo ist also das Problem?
Ohne Konzept geht nichts
Mit dem Kauf einer Social Software ist es noch lange nicht getan. Damit Unternehmen von der geänderten Kommunikation auch profitieren, müssen alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen – vom Pförtner bis zum Geschäftsführer. Kommunikationsverantwortliche sollten also planvoll vorgehen. So zum Beispiel ist es strategisch wichtig, zuerst die Führungskräfte ins Boot zu holen. Denn sind diese nicht davon überzeugt, dass die Software die interne Kommunikation verbessern wird, haben die anderen Mitarbeiter nur wenig Anlass dazu, daran zu glauben. Auch bietet sich vorab eine interne Umfrage an, was die Mitarbeiter an der derzeitigen Kommunikation kritisieren. Nur so lässt sich herausfinden, welche Anforderungen eine neue Software erfüllen muss. Doch die Mitarbeiter allein nach ihrer Meinung zu fragen, wird nicht ausreichen. Um sie weiter für den anstehenden Wandel zu sensibilisieren, sollten Kommunikationsverantwortliche technische und inhaltliche Schulungen und Workshops veranstalten. Das nimmt den Mitarbeitern die Scheu vor der neuen Plattform und zeigt ihnen zugleich, wie sie ihre tägliche Arbeit erleichtert.
Digitalisierung der Unternehmenskommunikation ist kein einmaliges Projekt
Damit ist der erste Teil der Arbeit geschafft. Nun sollten die Mitarbeiter auf die Software aufmerksam gemacht und zum Mitmachen ermuntert werden. In diesem Zusammenhang ist es von Vorteil, Best-Practice-Beispiele zu veröffentlichen. Nach dem Motto „Mache gute Erfahrungen und rede darüber“ berichten Kollegen, an welchen Stellen ihnen die Social Software die tägliche Arbeit erleichtert hat. Auch können Pilot-Projekte verschiedener Abteilungen, die auf der neuen Plattform realisiert werden, Mitarbeiter motivieren, sich näher mit der neuen Software zu beschäftigen. Wenn Kommunikationsverantwortliche einen strategischen Fahrplan haben und diesen Schritt für Schritt befolgen, kann Social Software im Unternehmen erfolgreich implementiert werden.
Damit ist es aber noch nicht getan: Die Digitalisierung von Kommunikationsstrukturen ist kein einmaliges, in sich abgeschlossenes Projekt. Um sich weiter zu entwickeln, müssen Unternehmen dranbleiben und das veränderte Kommunikationsverhalten zum Teil der Firmenkultur machen. Die Einführung von Social Software ist nichts anderes als ein digitaler Change-Prozess. Es lohnt sich nicht, davor die Augen zu verschließen und darauf zu setzen, dass alle das neue „Tool“ schon irgendwie nutzen werden. Dementsprechend sollte dieser Prozess auch ernstgenommen und kommunikativ begleitet werden. Ein Kommunikationskonzept macht sich spätestens dann bezahlt, wenn es darum geht, den Nutzen einer Social Software im Unternehmen zu ermitteln.
